Min sambo, Caroline, har under många år sagt till mig att jag inte slutar mitt jobb när jag går hem och det är ju till viss del sant, en hotell- eller campingägare har gäster 24h per dygn som ibland behöver akut hjälp utanför ordinarie öppethållande. Men det var inte det hon avsåg egentligen, för den delen köper hon nog, det var det ständiga plingandet och kollandet av mail och försäljningssiffror på mobilen eller datorn.

Kollade alltid mailen direkt när jag kom hem, nån kunde ju ha mailat under de tio minuter det tar för mig att ta mig från nån av anläggningarna eller kontoret och hem. Måste ha kontroll! Katastrof om man inte direkt är på mailet och ser till att ha kontroll över situationen! Pushmail i telefonen så att man hela tiden blir uppdaterad. Kollade försäljningssiffrorna det första jag gjorde på morgonen och det sista jag gjorde innan jag gick till sängs. Nattens mailskörd skulle helst klaras av innan jag kommit ur sängen. Såg inte det sjuka i situationen faktiskt utan levde med detta som min vardag och det är vi nog rätt många företagare och entreprenörer som gör idag. Slavar under det faktum att man är och förväntas vara ständigt uppkopplad. Men behöver vi verkligen vara det?

Var ute och käkade med en kollega för lite sen, han tillbringade stor del av middagen med att besvara mail från kunder och medarbetare i sin telefon. Insåg att det var ju en kopia av mig själv jag såg och det verkade inte vara nån trevlig tillvaro. Dags för förändring!

Men det var inte förrän jag läste Tim Ferriss bok ”Fyra timmars arbetsvecka” som det gick upp ett ljus på riktigt. Jag kände igen mig så i hans story, han hade startat ett bolag som helt byggde på hans närvaro, med tolvtimmarsdagar som följd. Ohållbart i längden och inget han trivdes med. Genom små enkla tricks kan du lösgöra mer tid och han slår fast att man inte behöver vara miljonär för att leva som en miljonär. Fascinerande kille och en bok jag rekommenderar. Gav några ex till vänner/kollegor, får se om den får samma effekt på dem som på mig.

Ferris kommer bla fram till att Paretos lag givetvis gäller i arbetslivet. 20% av arbetet är sånt som verkligen måste göras, 80% sånt som både du och verksamheten egentligen klarar sig utan. Gäller bara att pinpointa de där 80 procenten och skala bort dem…

Det gäller att stoiskt fokusera på det man faktiskt kan påverka om man vill förändra sin situation. Kan jag påverka försäljningssiffrorna genom att läsa dem flera gånger per dag? Nej, inte mycket. Räcker att sammanställa några gånger per vecka för att se trender och vidta åtgärder. Är bara en stressfaktor att ständigt kolla siffrorna.

Måste jag gå på det där mötet? Tillför det mig eller organisationen något? Kan jag ge något till någon/några andra genom att medverka? Är svaret nej eller tveksamt på dessa frågor så bokar jag inte in mötet. Alla möten skall ha ett tydligt mål och specade tidsramar för att komma in i min kalender numera. Sen borde fler möten ha som krav att mobiler och mailprogram stängs av, ger mötesdeltagare som är helt närvarande och därmed kortare och effektivare möten. Själv har man suttit på otaliga möten och rensat inkorgen. Inte speciellt hövligt, slut med det.

Att ha pushen och plinget på i mobilen, när nya mail droppar in eller nån vän kommenterar ens status på Facebook är också bara enerverande och tillför inget annat än stress och pillande med mobilen. Mailet från en medarbetare eller gäst som vill dryfta ett problem kan jag vänta med att läsa till kommande förmiddag. För läser jag det på kvällen ligger jag ju bara och grunnar på problemet men kan förmodligen de facto inte lösa det just då. Onödig stress. När jag egentligen ska vara ledig med lille Henry (7 månader) sitter jag och kollar mail samtidigt som jag matar honom. Närvarande förälder? Nä, inte mycket. Helt borta kan jag inte vara som egen företagare men att dra av mailen och kolla statistik och resultatrapporter kan jag komprimera till en eller två tillfällen per dag, när han sover eller ungarna gör annat. Då kan jag få högre kvalitet på tiden med mina sorkar. Hoppas de märker någon skillnad framöver…

Sen kommer jag alltid att besvara mail snabbt och på okonventionella tider, ingen fara kära partners och kunder, det kommer inte att förändras men ni kanske inte får svar inom fem minuter fortsättningsvis utan får vänta några timmar. Anser att Inkorgen är som en att-göra-lista. Det ska finnas max 5-8 mail för åtgärd resten ska vara åtgärdat och bortsorterat eller i papperskorgen. Då är sinnet lugnt och arbetsro kan råda.

Många av de vanligaste frågorna man får via mail eller telefon kan man mer eller mindre automatisera. Varför ska mina medarbetare på bokningen/växeln egentligen hänvisa alla annonssäljare vidare när jag ändå har som policy att inte köpa av telefonsäljare? Lika bra att de får nej direkt. Telefonisterna har nu fått en instruktion kring hur de hanterar dessa samtal. Eftersom vi har flera bolag under samma tak kan samma säljare ringa 2-4 ggr, vi sparar med andra ord massor med tid i organisationen på att ta bort dessa tidstjuvar redan i steg ett. Ja, jag kanske missar nåt enstaka, fantastiskt erbjudande men kommer organisationen att gå under pga det? Varför ska jag hänvisa kunder eller leverantörer som mailar mig av gammal hävd när de egentligen ska till ekonomiavdelningen tex? In med ett automatsvar där hänvisning ges till rätt personer ifall nån hamnat fel.  Tala om att mailen bara läses två ggr per dag så vet avsändaren vad denne kan förvänta sig, se exempel sist i bloggen.

När jag tidigare suttit och jobbat med annonser, bloggat, skissat utbyggnadsplaner, förvärv etc så har givetvis mailplinget varit på längst ner på skärmen och siffran som visar antal olästa mail varit en störning i det kreativa arbetet. Numera är mailprogrammet avstängt när jag jobbar med sånt. Allt går mycket snabbare då, den kreativa processen behöver inte startas om hela tiden. Slut med : ”Jag ska bara svara på det här mailet först…”

Inser att jag är helt usel på att delegera saker och ting. Arbetar alldeles för mycket i och för lite med verksamheterna. Jag som har så många fantastiskt duktiga medarbetare borde ju vara bäst på delegering? Genom att ge dem mer ansvar och rätt till att tänka och agera själva växer de och gör mitt arbete lättare. Så jag försöker; mer spelrum för dem med eget ansvar och mindre kontrollfreakfaktor hos chefen. Det skall vara OK att göra 80% rätt och 20% fel. Tillåter man inte fel så kommer vi inte framåt, en uppfinnare eller forskare som bara får göra ett försök lär inte komma så långt eller hur? Sen får man som chef vara med och stödja, bolla och återkoppla istället. Det går så sakteliga framåt och som andra missbrukare kommer jag att trilla tillbaka i gamla spår på alla eller några av punkterna jag vill förändra.

Nu har jag helt plötsligt frigjort en massa tid, tid jag tidigare använde till att pilla på min telefon eller dator och göra saker som inte var utvecklande. Nu ska jag hitta nya projekt att sätta tänderna i, allt från att förbättra de anläggningar vi redan driver till att se på förvärv av nya, lära mig ett nytt språk kanske, få medarbetarna att växa (vilket besparar mig tid i förlängningen) och ha mer kvalitetstid med familjen. Ungarna växer så det knakar, rätt vad det är så är de utflugna och jag tänker då inte stå där och ångra att jag inte la lite fler timmar på dem istället för på mailen.

Har insett en annan sak: Jag siktar inte på att pensionera mig vid 55. Då skulle jag snabbt dö av tristess. Jag kommer med största sannolikhet att arbeta till minst 75 års ålder (om jag får förmånen att leva så länge vill säga) och ska jag palla det så gäller det att fokusera på att göra rätt saker, inte köra i 180 precis hela tiden och ta lite ledigt med jämna mellanrum…

Seneca var en stoiker som levde under det första århundradet och som jag läst mycket av på sista tiden. Han skrev bla: ”Rätt använt så är livet långt nog.” Sant, så sant, tillämpa 80/20-regeln…

 / Nikke

Mitt nuvarande automatsvar:

Hej,

för ökad produktivitet läser besvarar jag för närvarande denna e-post två gånger om dagen mån-tor, kl 11 och kl 16.

Om ni behöver akut hjälp och inte kan vänta till antingen kl 11 eller kl 16, ring mig på 0739-823824.

Gäller ditt ärende bokningar, vänligen kontakta bokningen på 0498-203300 eller info[at]gtsab.se. Frågor rörande fakturor och betalningar besvaras av ekonomiavdelningen på 0498-203308 eller ekonomi[at]gtsab.se.

Tack för att ni tar hänsyn till denna åtgärd för ökad effektivitet och produktivitet. Det hjälper mig att uppnå mer och på så sätt också ge bättre service.

�
Hälsningar
Gotlands Konferens & Turistservice AB
Niklas Harlevi